دستیار اداری

ما به دنبال یک دستیار اداری دقیق هستیم. متقاضی مسئولیت مدیریت قراردادهای تأمین‌کنندگان، هماهنگی با بخش‌های مختلف و اطمینان از به‌روزرسانی‌های به‌موقع را بر عهده خواهد داشت. این نقش نیازمند مهارت‌های برجسته ارتباطی، رویکردی فعال و توانایی مدیریت کارهای متعدد به صورت کارآمد است.

وظایف اصلی:

مدیریت قراردادهای تأمین‌کنندگان:

نظارت، به‌روزرسانی و نگهداری قراردادهای تأمین‌کنندگان، اطمینان از به‌روز بودن و انطباق با سیاست‌های شرکت.
گزارش‌دهی ماهانه:

ارائه گزارش‌های منظم به مدیر بخش در مورد تمدید قراردادها، عملکرد تأمین‌کنندگان و شاخص‌های عملیاتی کلیدی.
هماهنگی با بخش‌ها:

ارتباط با بخش‌های مختلف (مانند خانه‌داری، غذا و نوشیدنی، مهندسی، منابع انسانی) برای جمع‌آوری اطلاعات، تضمین عملیات روان و کمک به حل مسائل اداری.

پشتیبانی ارتباطی:

به‌عنوان نقطه تماس اصلی برای ارتباطات داخلی و تأمین‌کنندگان خارجی عمل کنید و اطمینان حاصل کنید که مدیر بخش در جریان امور مهم قرار دارد.

برنامه‌ریزی و جلسات:

کمک به برنامه‌ریزی جلسات، کنفرانس‌ها و قرار ملاقات‌ها برای مدیر بخش و دیگر اعضای ارشد تیم.

مدیریت اسناد:

حفظ سیستم بایگانی منظم برای قراردادها، گزارش‌ها، مکاتبات و دیگر اسناد کلیدی.

نظارت بر وظایف:

پیگیری مهلت‌ها، تحویل‌ها و اطمینان از تکمیل به‌موقع وظایف مرتبط با مدیریت تأمین‌کنندگان و نیازهای بخش.
حفظ محرمانگی:

مدیریت اطلاعات حساس با دقت و رعایت محرمانگی درباره عملیات هتل و معاملات تجاری.

صلاحیت‌ها:

• مهارت‌های سازماندهی بالا.
• توانایی مدیریت هم‌زمان چندین وظیفه.
• تسلط بر برقراری ارتباط موثر با تیم‌ها و تأمین‌کنندگان.
• رعایت محرمانگی و مدیریت اطلاعات حساس.