مدیر پذیرش و پشتیبانی اداری

مدیر پذیرش اولین نقطه تماس برای بازدیدکنندگان و تماس‌گیرندگان است. علاوه بر خوش‌آمدگویی به مهمانان و پاسخگویی به سوالات تلفنی، این نقش از پشتیبانی اداری برای اطمینان از کارکرد روان دفتر پشتیبانی می‌کند. کاندیدای ایده‌آل باید مهارت‌های ارتباطی عالی، سازمان‌دهی بالا و توانایی انجام چندین وظیفه به صورت همزمان را داشته باشد.

مسئولیت‌های کلیدی:

خوشامدگویی و هدایت محترمانه بازدیدکنندگان، مدیریت فرآیندهای ورود، نگهداری از لاگ‌ها و سوابق پایه (مانند لاگ بازدیدکنندگان، سوابق تحویل و غیره) و حفظ محیط پذیرش مرتب. پاسخگویی به تماس‌های ورودی، انتقال تماس به اعضای تیم مربوطه و گرفتن پیام‌های دقیق در صورت نیاز.
کمک در برنامه‌ریزی جلسات، رزرو اتاق‌های کنفرانس و هماهنگی رویدادهای دفتر.
مدیریت توزیع نامه‌ها، خدمات پیک و موجودی‌های لوازم اداری (از جمله سفارش و تامین مجدد به‌صورت نیاز).
به‌روزرسانی لیست‌های تماس داخلی، تقویم‌ها و سایر اسناد اداری با دقت و محرمانگی.
ارتباط با مدیریت امکانات یا ارائه‌دهندگان برای هرگونه نگهداری یا پشتیبانی فنی مورد نیاز در دفتر.
پیروی از سیاست‌ها و دستورالعمل‌های شرکت، حفظ محرمانگی در صورت نیاز.
اطمینان از پرداخت به‌موقع هزینه‌های شرکت مانند آب، برق، اینترنت و… با نظارت بر تاریخ سررسید، بررسی صورتحساب‌ها و آغاز پرداخت‌ها در هماهنگی با امور مالی.
همکاری با منابع انسانی و امور مالی در بازپرداخت هزینه‌ها، تهیه مستندات مورد نیاز، بررسی مدارک حمایتی و پیگیری فرآیندهای تصویب.
نگهداری از اسناد مربوط به بازپرداخت هزینه‌ها در هر دو قالب دیجیتال و فیزیکی، اطمینان از نگهداری ایمن و دسترسی آسان به آن‌ها.
مدیریت برنامه روزانه راننده شرکت، اطمینان از برنامه‌ریزی مسیر کارآمد و تحویل‌های به‌موقع برای کارکنان، بازدیدکنندگان و محموله‌ها.
نظارت بر نگهداری وسایل نقلیه (بنزین، عوارض، سرویس‌ها، بیمه) و هماهنگی با فروشندگان خارجی یا امور مالی برای هرگونه پرداخت یا تاییدات مرتبط.
ثبت ماهانه حضور و غیاب، جمع‌آوری و نگهداری دقیق سوابق حضور و غیاب (از جمله داده‌های ساعت‌زنی/خروجی) برای همه کارکنان. شناسایی هرگونه ناهنجاری، جمع‌آوری خلاصه ماهانه حضور و غیاب و ارسال به منابع انسانی برای پردازش حقوق یا اقدام بیشتر.
کمک به منابع انسانی در فعالیت‌های شرکتی مانند گردهمایی‌های تعطیلات، رویدادهای تیم‌سازی یا هرگونه مناسبت فرهنگی که محیطی مثبت و همکاری ایجاد کند.
نقش محوری به عنوان نقطه تماس برای استعلامات، انتقال سریع اطلاعات به تیم‌های مربوطه.
اطمینان از نظافت و مرتب بودن دائم دفتر و اتاق‌های جلسه.
انجام هرگونه وظایف دیگر به منظور پشتیبانی از عملکرد روان کل دفتر.

شرایط:

تجربه قبلی در نقش پذیرش یا پشتیبانی اداری ترجیحا (1 تا 2 سال توصیه می‌شود).
آشنایی با نرم‌افزارهای پایه اداری (مانند مجموعه MS Office، کلاینت ایمیل) و سیستم‌های تلفن.
مهارت‌های ارتباطی عالی به صورت شفاهی و کتبی به زبان [زبان(های) مورد نیاز، مانند انگلیسی]؛ آشنایی به زبان‌های اضافی ممکن است مفید باشد.
برخورد حرفه‌ای، برخورد محترمانه با تلفن و خوش‌آمدگویی به تعاملات حضوری.
توانایی ثابت شده در انجام چندین وظیفه به طور همزمان (مانند مدیریت تماس‌ها، خوشامدگویی به بازدیدکنندگان، برنامه‌ریزی).
توجه به جزئیات در نگهداری سوابق، ورود داده‌ها و گزارش‌های پایه.
توانایی کار به صورت تیمی با همکاران از بخش‌های مختلف.
نگرش مثبت، حمایتی و آمادگی برای کمک به وظایف اداری موردی.
حفظ ظاهر و رفتار حرفه‌ای؛ رعایت محرمانگی اطلاعات حساس شرکت.
منظم، مسئول و قابل اعتماد بوده و به سیاست‌ها و رویه‌های شرکت پایبند باشید.